COME ORGANIZZO LA MIA GIORNATA LAVORATIVA

Organizzare e pianificare le giornate lavorative se sei un freelance è già di per sé abbastanza difficile. Se poi hai anche una famiglia e vuoi riuscire a trovare un equilibrio tra impegni lavorativi e tempo libero, senza trascurare niente e nessuno, è una vera e propria sfida. Le domande: “Avrò fatto abbastanza?” o “Cosa mi sto dimenticando?” sono sempre dietro l’angolo e quindi per me, pianificare per tempo e essere un minimo organizzata, è diventata una necessità per poter mantenere un minimo di sanità mentale.

Come organizzo la mia giornata lavorativa: il model calendar

Per me è necessario dedicarmi alle cose che mi richiedono più concentrazione e energia alla mattina perché sono le ore in cui sono sola e ho più silenzio (il resto della famiglia è a scuola o in ufficio). Nonostante io non sia una persona mattiniera, ho dovuto cercare un compromesso, tra quello che posso e quello che vorrei fare.

Ho trovato molto interessante leggere questo post di Chiara Battaglioni su come capire il proprio cronotipo e perché è importante conoscerlo per poter lavorare meglio.

Io non sono ne un allodola, nè un gufo. Sono un terzo uccello come la maggior parte delle persone. Le prime ore della mattina vado sempre a rilento. Non riesco mai ad alzarmi prima delle 7. Dopo aver accompagnato a scuola uno dei miei figli, torno a casa e dedico 30-45 minuti solo a me stessa. Non ho una morning routine, ripetitiva, ma faccio le cose con calma e consapevolezza cercando di non pensare alle cose di lavoro. Leggo qualche pagina del mio libro, oppure faccio due passi o qualche coccola ai gatti mentre sorseggio il secondo caffè macchiato della giornata. Sento che questo tempo lento è necessario per avere le energie poi per affrontare la giornata.

Alle 9 mi siedo alla scrivania. La prima cosa che faccio è leggere e rispondere alle mail. Poi elimino tutte le distrazioni possibili. Disattivo le notifiche di Whatsapp, nascondo le finestre di Gmail e dei social in modo da non essere tentata di andare a leggere ogni volta che arriva una notifica, e mi concentro sulle attività della giornata.

Seguo un Model Calendar che ho creato insieme a Chiara Battaglioni, la mia personal organizer. Il Model Calendar si ripete ogni settimana e mi aiuta a capire quali attività svolgere nella giornata in base ai miei ritmi e in base alle ore che voglio e che posso dedicare al lavoro, alla famiglia e al tempo libero. Alla mattina ho inserito tutte le attività più pesanti e in cui devo essere presente e concentrata al 100%. Consulenze one-to-one, preventivi, scatti per foto shoot e la creazione di grafiche e loghi. Al pomeriggio invece, le attività più leggere che mi risultano più facili e che posso svolgere quasi in automatico anche se sono interrotta e più distratta.

Inoltre sono segnate tutte le ore di tempo libero che cerco sempre di rispettare per riconnettermi, centrarmi e non rischiare di essere sopraffatta. Dopo pranzo dedico sempre un’ora al giardino e alle mie piante, in silenzio. Lo trovo estremamente salutare. Faccio il pieno di vitamina D e più di una volta le idee migliori mi sono venute proprio mentre ero qui, a strappare erbacce con le mani.

Di solito cerco di non lavorare più di 6 ore al giorno in tutto, mai la sera e mai oltre le 18. Tengo lo spazio tra le 18 e le 19 come ora cuscinetto se per caso ho qualche urgenza o imprevisto, ma cerco di sforare il meno possibile.

Come organizzo la mia giornata lavorativa: strumenti digitali

Il model calendar, creato su Excel, mi serve per avere una visione globale della settimana. Ma utilizzo anche altri strumenti digitali:

• Promemoria, app installata sia su computer che su telefono (funziona solo su Apple) per segnare tutto. Dalla TO DO list giornaliera, alla lista della spesa. Segno su Promemoria anche tutte le idee che mi vengono in mente per la creazione di contenuti, quello che devo fare per la mia formazione personale e miei obbiettivi dell’anno e del semestre. Da consultare ogni giorno più volte al giorno.
• Google Calendar su cui segno tutti gli appuntamenti e le scadenze
• Calendly per fissare appuntamenti con i clienti e che ho associato a Google e Zoom in modo che crei i link per le call in automatico.

Come organizzo la mia giornata lavorativa: agenda

Oltre agli strumenti digitali uso anche l’agenda cartacea. C’è chi usa solo il calendario digitale e chi solo agenda e penna. Io ho trovato il mio metodo e mi piace utilizzarli entrambi. Non riesco a fare a meno dell’agenda cartacea perché mi piace scrivere a mano e decorare con tratti e colori (pochi e monocromatici) le pagine. Lo trovo rilassante ed è per me un momento di pura creatività.

Io utilizzo una Passion Planner con visione settimanale e calendario accademico (ovvero inizia a Settembre e finisce ad Agosto). La Passion Planner ha interni in bianco e nero, è abbastanza minimal, ma ogni mese ha pagine dedicate alla riflessione personale e riguardo ai tuoi obbiettivi di business, che trovo molto utili e sfidanti. Hanno anche un sito super bello pieno di suggerimenti su come utilizzare l’agenda.

Ogni settimana, di solito alla domenica pomeriggio, con Google Calendar e Promemoria sott’occhio inizio a compilare l’agenda. Segno tutti gli appuntamenti e le scadenze, e poi seguendo il model calendar scrivo le check-list giornaliere. Segno anche gli appuntamenti fissi dei miei figli e le cose famigliari. E assegno priorità e codici colore per ogni attività. Attacco anche qualche adesivo per decorare o evidenziare meglio alcune cose.

Come organizzo la mia giornata lavorativa: chi ha aiutato me

La mia organizzazione è frutto di continui aggiustamenti e compromessi. Ci è voluto tempo per metterla a punto e trovare la formula che fosse più adatta per le mie esigenze, ci sono state anche ore di formazione con professioniste che mi hanno aiutato.

Oltre alla già citata Chiara Battaglioni, può esserti davvero utile seguire La Cura Soulful Business di Giada Carta, un percorso gratuito per sistemare ogni aspetto del tuo business online. Per 2 settimane dal 16 maggio ci saranno mail e dirette sul gruppo Facebook, ed è davvero un’occasione per poter lavorare gratuitamente con Giada e per potersi riallineare sul lavoro che si sta facendo. Io ogni anno ne approfitto. Mi è davvero indispensabile per non andare fuori di testa e per non rischiare di trascurare le persone e la vita privata che esistono oltre al lavoro.

Se anche tu hai bisogno di fotografie che ti rappresentino, e che raccontino davvero quello che fai con anima, cuore e impegno, sarò felice di dare luce anche alla tua storia e di scattare per te. Guarda la pagina dedicata al Brandilia – Servizio fotografico di branding o dai un occhio agli altri servizi di branding che ho scattato.